Effektiv und effizient: Kenne den Unterschied, wenn Du vorankommen willst

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Stefan möchte einen Freund besuchen. Dieser wohnt am anderen Ende Berlins. Für den Weg hat er zwei Alternativen. A die kürzeste Strecke und B eine längere Strecke. 

Welcher Weg ist für Stefan besser?

effektiv oder effizient wo ist der Unterschied?

Wahrscheinlich würdest Du ihm spontan zu Alternative A raten. Ist das die bessere Strecke? Warum? Denn Alternative B führt ihn auch ins Ziel.

Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz

Häufig werden diese Begriffe verwechselt und damit deren Bedeutung für das Business unterschätzt. Effizienz steht meistens im Vordergrund. Solounternehmer wollen Zeit sparen und schneller ans Ziel. Daran ist nichts verwerflich. Leider hinterfragen sie dabei nicht mehr, ob das, was sie tun auch zielführend ist. Damit Du beides clever verbindest zeige ich Dir anhand von einem Beispiel den Unterscheid auf. Du bekommst anschließend Tipps, wie Du effizienter und effektiver arbeiten kannst. 

Effektiv: die richtigen Dinge tun

Effektivität bedeutet, dass Du Dein Ziel erreichst und überprüfst, ob Du Dich dem Ziel näherst bzw. das Ziel in einem bestimmten Zeitraum erreicht hast. Im Fokus steht die Frage: WAS kannst Du tun, um Deine Ziele zu erreichen?
Dahinter steht die Frage: Tust Du die richtigen Dinge?

Wann wählt Stefan den richtigen Weg? 

In jedem Fall möchte er ins Ziel kommen. Zu seinem Freund gelangt er sowohl mit Weg A, als auch mit Weg B.  Beide Wege sind effektiv. 

Definition Effektivität: Effektiv sein heißt, Deine Handlungen führen zu einem Ziel. Das WAS Du tust, hat einen nützlichen Effekt für die Zielerreichung.

Effizient: Die Dinge richtig tun

Effizienz bedeutet, dass Du Dein Ziel schneller bzw. in weniger Zeit, mit geringem Aufwand erreichest. Dabei spielt es eine Rolle, wie Du Deine Ressourcen, Geld, Kraft, Energie, Zeit, Manpower, am besten einsetzt.
Im Fokus steht die Frage: WIE Du etwas tust, um Dein Ziel zu erreichen? Dahinter steht die Frage: Tust Du die Dinge richtig?

Stefan erreicht auf beiden Wegen sein Ziel. Doch Weg A ist kürzer. Das ist effizient.

Definition Effizienz: Effizienz heißt, Du erreichst ein gewünschtes Ziel in möglichst geringer Zeit bzw. mit möglichst geringem Aufwand.

Effektiv oder effizient? Was ist wichtiger? 

Stefan entscheidet sich zuerst für das effektivste Transportmittel, in seinem Fall wahrscheinlich die die S- oder U-Bahn. Erst dann beschäftigt er sich mit der effizientesten Verbindung.

Die Reihenfolge ist entscheidend. Denn ob er effizient, also in kurzer Zeit, an das andere Ende Berlins kommt, hängt davon ab, ob er das Auto oder die Bahn wählt. 

Effektivität geht immer vor Effizienz

Die Versuchung ist groß erst an der Effizienz zu schrauben. Bist Du aber nicht effektiv, dann ist das nicht clever. Kümmere Dich erst darum, dass Du mit und für Dein Business das Richtige tust. Wähle aus mehreren möglichen Strategien diejenige, die sehr wahrscheinlich zielführend ist (Effektivität). Damit hast Du die Basis, um Maßnahmen und Prozesse so zu optimieren, dass Du mehr herausholst. Deine gewählte Strategie kannst Du im nächsten Schritt effizienter gestalten. 

Effizienz ist wichtig. Falsche Dinge effizient zu erledigen, führt Dich nicht zum Ziel, sondern ist in der Regel Geld- und Zeitverschwendung.  Dementsprechend hat die Effektivität einen höheren Stellenwert. Strategie geht vor Optimieren.

Durch diese Eselsbrücke kannst Du Dir Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz gut merken:

Effektivität kommt vor Effizienz, auch im Alphabet

Effektiver und effizienter arbeiten

Ein Wunsch vieler Solounternehmer: Wie erreiche ich meine Ziele in möglichst kurzer Zeit mit dem geringsten Aufwand? 

Die Antwort ist nicht trivial, denn zusätzlich ist es wichtig, dass Du die Wechsel­wirkungen berück­sichtigst. 

Wir haben gesagt, dass Stefan theoretisch mit Alternative A schneller am Ziel ist. Das ist nur theoretisch. Denn wie es in Großstädten wie Berlin normal ist, sind die Straßen nicht leer und Stefan ist zu einer festen Zeit verabredet. Die direkte Strecke könnte die Luftlinie sein oder die Berechnung der Wegzeit ohne jegliche Beachtung der Gegebenheiten vor Ort. Du kennst das, wenn Du in Deinem Navi ein Ziel eingibst. Es fragt Dich, ob Du den kürzesten oder den schnellsten Weg fahren möchtest. Den schnellsten Weg errechnet es anhand der Umweltbedingungen, wie Verkehr, Baustellen, etc. 

Dieses Verständnis für die Umweltbedingungen und die Dynamik, sind auch in Deinem Business wichtig. Beispielsweise beeinflussen der Wettbewerb, Trends am Markt und auch Deine eigene Leistungsfähigkeit das Erreichen Deiner Ziele. 

Wie kannst Du effektiver arbeiten?

Arbeitest Du viel ohne dabei Fortschritte zu sehen, dann kann es sein, dass Deine Gesamtstrategie anders aufgestellt werden sollte.  Einige Solounternehmer wirbeln auch aus blinden Aktionismus los, ohne ein klares Ziel vor Augen zu haben. Oft sind sie frustriert, wenn keine spürbaren Ergebnisse dabei herauskommen. Gibst Du nichts ins Navi ein, dann fehlt das Ziel und damit die Richtung. Fehlt die Richtung brauchst Du nicht wundern, wenn du nirgends ankommst. Stefan würde in Berlin umherirren. 

Effektivität steigern – Tipps

Zur Erinnerung: Betrachtest Du die Effektivität, dann geht es darum, WAS kannst Du tun, um Deine Ziele zu erreichen. Willst Du effektiver mit Deinem Business vorankommen, dann mache Dir Deine Richtung klar. Fokussiere dafür nicht nur Deine Aufgaben des Tages, sondern vor allem auch Deine größeren Ziele: 

  • Wo willst Du langfristig mit Deinem Unternehmen hin? (Die Vision und der Zweck Deines Unternehmens)
  • Was ist Dein aktuelles (Tages-,Wochen-,Monats-)Ziel? Welches mittel- oder langfristige Ziel verfolgst Du damit?
Effektivität steigern - Tipps

Dann stellst Du Dir dazu z.B. diese Fragen:

  • Bei jeder Aufgabe, jedem Projekt, jeder Idee fragst Du Dich: »Tue ich das Richtige, um meinem Ziel näher zu kommen?“ 
  • Erreichst Du mit Deinen Techniken und Maßnahmen das jeweilige Ziel?

Du hast nur zwei Antwortoptionen:

  1. Ja, ich bewege mich auf das Ziel zu. 
  2. Nein, ich bewege mich nicht in Richtung Ziel.

Effektivität braucht Kreativität und strategisches Denken

Effektiver zu arbeiten, ist nicht einfach. Besonders bei der Entwicklung einer Gesamtstrategie für Dein Business braucht es Kreativität, wenn Du Dich z.B. im Wettbewerb gut positionieren oder auf die Veränderungen des Marktes effektiv reagieren willst. Einerseits ist es nötig, dass Du dafür das Tagesgeschäft verlässt und von oben Dein Tun am Business betrachtest. Anderseits brauchst Du oftmals dafür kreative Ideen. Diese kannst Du nicht erzwingen, aber günstige Rahmenbedingungen schaffen. Ein Ortswechsel ist dafür ideal, um kreativer und strategischer zu denken.

Wie kannst Du effizienter arbeiten?

Weißt Du was zu tun ist, um Deine Ziele zu erreichen, dann geht es an die Umsetzung. Als Solounternehmer gibt es Einiges, was Deine Effizienz sinken lässt: Verschätzt Du Dich immer wieder mit der nötigen Zeit für Deine Aufgaben, dann optimiere Deine Planung. Sind Deine Kosten zu hoch, dann ist es sinnvoll, dass Du die Wirtschaftlichkeit Deiner Strategie prüfst. Stehst Du oft unter Druck, bist Du gestresst oder fühlst Dich manchmal sogar überfordert? Dann gehe Dein Selbstmanagement an, um Deine persönliche Leistungsfähigkeit zu stärken.

Effizienz steigern – Tipps

Zur Erinnerung: Willst Du Deine Effizienz steigern, dann geht es darum: WIE tust Du etwas, um mit Deinem Business voranzukommen? Du beschäftigst Dich damit, Deine Ressourcen (Geld, Kraft, Energie, Zeit, Manpower) geschickt einzuteilen. Du verbesserst das Verhältnis zwischen eingesetzter Leistung (Input) und Erfolg (Output), also das Kosten-Nutzen-Verhältnis. Produktivität und Wirtschaftlichkeit werden zum Thema. 

Dazu hast Du grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

  • Du investierst weniger Ressourcen bei gleichbleibenden Ergebnis. 
  • Du holst mit den gleichen Ressourcen mehr heraus.

Betrachte einzelne Schritte sowie Prozesse und überlege, wie Du sie optimieren kannst. Du stellst Dir z.B. Diese Fragen: 

  • Wie kannst Du Zeitfresser eliminieren, wie z.B. Ablenkungen?
  • Welche nützlichen Routinen kannst Du entwickeln, um produktiver zu sein?
  • Wie kannst Du Deine Prozesse optimieren, um Kosten zu sparen und dafür weniger Zeit zu benötigen?
  • Wie kannst Du Deine Fix-Kosten generell senken? (z.B. Büromiete, Abos, Dienstleistungen, Software und andere Tools) 
  • Wie kann Du konzentrierter arbeiten?
  • Wie kannst Du die Gesamtstrategie Deines Unternehmens wirtschaftlich verbessern?
  • Welche Aufgabenbereiche kannst Du auslagern oder delegieren, weil jemand anderes sie besser und damit schneller und damit günstiger erledigt als Du?

Viele Solo-Unternehmer tun sehr effizient die falschen Dinge.
Hast Du die falschen Ziele, investierst Du in die falschen Dinge, dann kannst Du noch so viel Energie reinstecken, Du kommst aber nicht weiter.

Unterschied effektiv und effizient

Effektiv und effizient: Damit Du beides nicht mehr verwechselst

Der Unterschied zwischen effektiv und effizient ist nicht immer offensichtlich. „Das Richtige zu tun“ – Was musst Du tun, um Deine Ziele zu erreichen? Und dann das Richtige richtig umzusetzen, Wie kannst Du es umsetzen?

Bist Du als Solounternehmer mit Deinen Ergebnissen nicht zufrieden, versuche nicht nur Deine Effizienz zu verbessern. Stattdessen entwickle einen effektiven Weg, Strategie oder Taktik, damit Du Deine Ziele erreichst. 

Die Fortschritte, die Du mit der Erhöhung der Effizienz erzielst, sind im Verhältnis eher gering. Stefan entdeckt vielleicht eine Abkürzung durch eine andere Bahnlinie, durch die er ein paar Sekunden schneller am Ziel ist. Steigerst Du nur die Effizienz, dann stößt Du unweigerlich an eine Grenze: Deine Zeit ist begrenzt, besonders als Solounternehmer. Klar, kannst Du durch Produkte, Mitarbeiter, externe Dienstleistung Deine verfügbare Zeit vergrößern. Dennoch sind Deine Aufgaben in der Unternehmerrolle noch immer Deine. 

Steigerst Du dagegen die Effektivität, spürst Du einen Hebeleffekt. Deine Fortschritte sind deutlicher spürbar. Stefan fliegt über Berlin oder nimmt eine Hochbahn, um das andere Ende zu erreichen. Beamen, wäre eine ultimative und zukunftsträchtige Option.
Tricky daran ist, dass Du vielleicht so sehr an Deine Werkzeuge und die Abläufe gewöhnt bist, dass Du nicht die Idee kommst, dass ein anderes Werkzeug viel nützlicher für Dich sein könnte. Hinterfrage regelmäßig Deine Routinen.

Prüfst Du Dein Handeln in Bezug auf Effektivität und Effizienz, dann provozierst Du langfristigen und nachhaltigen Erfolg.

Quellen: Titelfoto: aubrey rose odom auf unsplash.com

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Start: 9.9.2019