Wie Du nie wieder zu wenig Zeit für wichtige Projekte hast!

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Trotz Planung kommst Du mit Deinen wichtigen Vorhaben nicht voran? Ein Grund kann sein: Du verzetteln Dich, weil Du im Alltag Deine Zeit nicht richtig nutzt. Häufig stellt sich bei Kunden heraus, dass ihnen eine gute Wochenstruktur fehlt. Mit einer Wochenstruktur schaffst Du Dir einen Rahmen, der Dich davor bewahrt, dass

  1. Du wirklich wichtige Projekte immer wieder aufschiebest
  2. andere, private, Lebensbereiche zu kurz kommen
  3. sich Routinen einschleichen, die Dich unproduktiv oder unzufrieden machen

Nutze Deine kostbare Zeit.

Vor lauter Ehrgeiz kann es schnell passieren, dass Du Deine Zeit und Energie aus dem im Blick verlierst. Das kann ich gut verstehen, es ging mir auch so. Das hörte auf, als jede Windung meines Hirns verstand: Erst, wenn Du sorgsam mit Deiner Zeit umgehst, dann kommst Du mit Deinem Business voran. 

Warum? Hast Du Deine Zeit nicht reserviert, dann wirst du nicht umsetzen. Hast Du Zeit eingeplant, aber nicht genug Energie, wirst Du nicht produktiv genug sein, um gute Ergebnisse zu bringen. 

Was Dir wirklich wichtig ist, das hat Priorität. 

Als Unternehmer gestaltest Du Dein Business. Du kannst entscheiden, wie Dein Alltag zu sein hat. Du kannst 9to5 arbeiten, musst Du aber nicht. Schaffe Dir eine Wochenstruktur, die in Deinen Alltag und zu Deinem Arbeitsrhythmus passt. Genau darum geht es hier: Gestalte!

Du weißt, was Dir wichtig ist und was Du erreichen willst. Dann gibt es noch eine wichtige Sache: Schütze Deine wertvolle Zeit dafür. 

Keine Zeit = nicht wichtig = keine Prioritäten

In Deinem Kalender und damit in Deiner Wochenstruktur lässt sich mit einem Blick erkennen, was Dir wirklich wichtig ist. Denn hast Du Dir Deine wertvolle Zeit für Deine wichtigen Ziele und Vorhaben reserviert, dann steht das dort. 

Deine Wochenstruktur spiegelt Routinen und Abläufe in Deinem Business wieder. Deine Prozesse und Routinen sind entscheidend dafür, ob und wie Du Deine Ziele erreichst. Damit das Ganze rund wird, berücksichtigst Du auch andere, wichtige Lebensbereiche. 

Schaffe Deine Wochenstruktur, um fokussiert am Business zu arbeiten

Falls Du jetzt auf den Gedanken kommst, dass Dich die Struktur einengt, stoppe das. Im Gegenteil. Gehst Du es richtig an, dann schaffst Du Dir den nötigen Freiraum für wichtige Projekte und Vorhaben. Du etablierst Prozesse, die es Dir leichter machen, Deine Ziele zu erreichen. Die Struktur Deiner Woche spielt Dir dann in die Karten.  

Fokussiert arbeiten heißt auch, dass Du gnadenlos Deine zeit dafür reservierst. Welchen Unterschied das bewirkt, haben u.a. Gary Keller (Sein Buch: The One Thing) oder Carl Newport (Sein Buch: deep work) beschrieben. Beide bestätigen, dass zu den persönlichen Voraussetzungen für Deinen Erfolg Folgendes gehört: 

  1. Nein sagen – glasklare Prioritäten setzen 
  2. immer wieder den Fortschritt prüfen, Dein Tun reflektieren
  3. Deine wertvolle Zeit für die Arbeit am Business schützen

Alle 3 Aspekte führst Du in Deiner Wochenstruktur zusammen. Dadurch wird es Dir leichter fallen, Deine Pläne wirklich umzusetzen. 

Ziel dieser Wochenstruktur ist es, dass Du Deine wertvolle Zeit richtig gut nutzt.

Wie ich meine Wochenstruktur erstelle

Einen Punkt muss ich nochmal hervorheben: Die Wochenstruktur ist ein Rahmen. Du planst hier keine konkreten Aufgaben.
Beispiel 1: Du planst morgens zu frühstücken, in Deiner Mittagspause etwas zu essen und am Abend etwas Leckeres zu genießen. Das ist der Rahmen. Was Du dann genau isst und trinkst, das entscheidest Du an anderer Stelle. Soweit verständlich?

Beispiel 2: Eine Kundin hat die Wochenstruktur mit einem Stundenplan ihrer Tochter verglichen. Mathe, Deutsch, Kunst, Sport etc. stehen auf dem Plan. Was in der Stunde dann passiert, ist erstmal uninteressant. Anfangs konnte ich mich mit dem Begriff nicht anfreunden, das lag aber eher an meine Erinnerungen an die Schulzeit. Das Prinzip ist jedoch das Selbe. 

Jetzt zeige ich Dir, wie ich meine Wochenstruktur entwickle. Das hat sich auch bei vielen Kunden bewährt. Teste und prüfe, wie Du das in Deinem Business umsetzen kannst. 

Vorbereitung der Wochenstruktur

  1. Lege Deine wöchentliche Arbeitszeit fest (20/30/40 Stunden?)
  2. Notiere: Wann willst Du morgens anfangen? Wann den Arbeitstag beenden?
  3. Liste Deine Routineabläufe und -aufgabenbereiche, die in einer typischen Woche anfallen: z.B.: persönlicher Ausgleich/Pausen, Strategische Projekte/Fokusprojekte, Kundenzeit, Marketing, Administration etc. 
  4. Fasse diese, falls Du das noch nicht tust, in Zeitblöcke zusammen (z.B. 30 oder 60 Minuten)

Bringe die Bausteine zusammen – Routinen für Deine Strukturplanung

Wichtig, bevor Du startest: Entspricht Dein aktueller Alltag noch nicht Deinem Ideal, dann trage Deine Zielvorstellung ein. Wie soll Deine ideale Woche verlaufen?
Im nächsten Schritt wirst Du dann darauf hinarbeiten. 

Nun gehts los: Wochenstruktur erstellen – mein Beispiel mit dem Fokusguide 90 Tage Planer

Lade Dir hier die Vorlage der idealen Woche herunter (pdf)

  1. Markiere als erstes Zeitblöcke für Auszeiten/Pausen, private Zeit (z.B. Feierabend, Mittagspause, Sport etc.) 
    Warum? Weil Du weißt, dass Auszeiten wichtig sind, um wirklich gute Ergebnisse zu schaffen und Leistung zu bringen. Mehr über das Thema Pausen, erfährst Du hier.
  2. Reserviere Dir dann ein Zeitfenster für das wichtigste Ergebnis, Dein Fokusprojekt. (Zeit für die Arbeit am Business
    Durch diese Fokuszone bist Du richtig produktiv und schaffst Ergebnisse, die Dich und Dein Business wachsen lassen. Erfahre mehr zur Fokuszone.
  3. Reserviere Dir ein Zeitfenster für Deine Planung und Dein Review.
    Planung und Review schärfen immer wieder Deinen Fokus. Du erkennst Fortschritte und kannst ggf. den Kurs korrigieren. Willst Du vorankommen, dann vergiss dieses Zeitfenster nicht.
  4. Setze nun die Blöcke für Routineaufgaben ein, wie z.B. Kunden, operatives Marketing, Admin etc. 

Halte diese Reihenfolge ein, weil Du es Dir wert bist. 

Wochenstruktur ist dynamisch

Diese Struktur prüfe ich ca. Alle 4 Wochen. Das ist sinnvoll, weil sich immer mal wieder etwas ändert. Bis Du Deine ideale Wochenstruktur gefunden hast, kann es auch 1-2 Anläufe brauchen. Du hast sicher auch mal Phasen, wie z.B. Projekt- oder Strategiewochen, in denen Du Deinen „normalen“ Rhythmus änderst. 

Also gilt auch hier: Plane, teste, optimiere. 

In jedem Fall:
Fokussiere, was für Dich wirklich zählt und was Dich weiterbringt. 

Am Business arbeiten:
Schiebst Du zu viele “Ich müsste mal…” und “Wenn ich Zeit habe, dann…” Projekte vor Dir her?

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